Entre professionnels, une facture payée après son échéance entraîne des pénalités de retard auxquelles s’ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € par facture. Ces sommes sont exigibles dès le lendemain de l’échéance, sans rappel ni mise en demeure préalable. Encore faut-il distinguer les deux montants, utiliser le bon taux et présenter un calcul vérifiable au client.
A retenir
Les pénalités augmentent avec le montant impayé et le nombre de jours de retard. L’indemnité reste fixée à 40 € pour chaque facture concernée, même si le retard ne dure qu’un jour. Les deux sommes se cumulent et doivent être prévues dans les CGV et sur les factures. Ce régime concerne les relations commerciales entre professionnels, pas les factures adressées aux consommateurs.
Pénalités de retard et indemnité de 40 € : deux montants différents
Les pénalités de retard compensent le temps pendant lequel le fournisseur reste privé de son argent. Leur montant varie donc selon le solde TTC non payé, le taux annuel applicable et la durée du retard.
L’indemnité forfaitaire couvre les frais de recouvrement. Son montant est fixé à 40 € par facture par l’article D441-5 du Code de commerce. Elle ne se calcule ni en pourcentage ni par jour.
| Somme réclamée | Mode de calcul | Déclenchement |
|---|---|---|
| Pénalités de retard | Montant TTC impayé × taux annuel × jours de retard ÷ 365 | Dès le lendemain de l’échéance |
| Indemnité forfaitaire | 40 € par facture en retard | Une seule fois par facture |
| Frais complémentaires | Frais réels dépassant 40 €, sur justificatifs | Si le recouvrement a réellement coûté davantage |
Le cumul est la règle : réclamer les intérêts ne fait pas disparaître les 40 €, et inversement. La fiche de Service Public Entreprendre sur les délais de paiement confirme aussi que ces sommes peuvent être appliquées sans rappel préalable.
Comment calculer les pénalités de retard
La formule pratique est simple : montant TTC restant dû × taux annuel × nombre de jours calendaires de retard ÷ 365. Le décompte commence le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.
Le taux prévu dans les CGV ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal. À défaut de taux convenu, l’article L441-10 du Code de commerce retient le taux de refinancement de la Banque centrale européenne applicable au semestre, majoré de 10 points.
Les taux évoluent. Pour le second semestre 2026, la fiche officielle vérifiée par Service Public indique un taux BCE de 2,40 %, soit 12,40 % après majoration. Mieux vaut toutefois reprendre dans vos documents une formule liée au taux applicable plutôt qu’un chiffre qui deviendra périmé.
Exemple sur une facture de 10 000 €
Une PME doit encaisser une facture de 10 000 € TTC, payée avec 45 jours de retard. Avec un taux annuel de 12,40 %, les pénalités atteignent 152,88 € : 10 000 × 12,40 % × 45 ÷ 365.
Il faut ajouter l’indemnité de 40 €. Le total réclamable au titre du retard s’élève donc à 192,88 €, en plus du principal si celui-ci n’a pas encore été réglé.
Exemple avec plusieurs factures
Un même client règle en retard trois factures distinctes. L’indemnité forfaitaire représente 3 × 40 €, soit 120 €. Les pénalités, elles, doivent être calculées séparément pour chaque facture selon son solde et son nombre de jours de retard.
Quelles mentions prévoir sur les factures et les CGV ?
Le taux des pénalités et la mention de l’indemnité forfaitaire doivent apparaître sur les factures destinées aux professionnels. Les conditions d’application doivent également figurer dans les CGV. La liste officielle des mentions obligatoires sur une facture rappelle ces deux exigences.
Une clause opérationnelle peut être formulée ainsi : « Tout retard de paiement entraîne, dès le lendemain de la date d’échéance, l’application de pénalités calculées au taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. »
Ce modèle reste à adapter à vos CGV, à votre activité et au taux réellement choisi. Faites-le valider par votre expert-comptable ou votre avocat si vos contrats comportent des conditions particulières, des clients publics ou des délais sectoriels.
Comment réclamer les sommes sans bloquer la relation client
L’exigibilité automatique n’oblige pas à démarrer par un courrier agressif. Dans une petite entreprise, le plus efficace consiste souvent à joindre un décompte propre à la relance : référence de la facture, échéance, jours de retard, taux, formule, pénalités et indemnité affichées séparément.
- Vérifiez que la facture n’est pas contestée et que la prestation a été acceptée.
- Calculez les intérêts sur le solde TTC encore dû, pas sur une somme déjà réglée.
- Rappelez la clause des CGV et joignez la facture d’origine.
- Demandez une date de virement ferme et conservez une trace écrite.
- En l’absence de réponse, passez à la mise en demeure puis au recouvrement adapté au montant.
Sur une facture de 2 500 € réglée avec 20 jours de retard au taux de 12,40 %, les intérêts représentent 16,99 €. Avec l’indemnité, la demande atteint 56,99 €. Le calcul détaillé évite que le client réduise le dossier à « 40 € de frais sortis de nulle part ».
Les cas où il faut ralentir avant de réclamer
L’indemnité de 40 € vise les transactions commerciales entre professionnels. Elle ne s’applique pas à une facture adressée à un consommateur. Service Public signale également des exclusions, notamment les baux commerciaux et la location avec option d’achat.
En cas de paiement partiel, l’indemnité reste due une fois pour la facture concernée, tandis que les intérêts futurs se calculent sur le solde restant. Si les frais de recouvrement dépassent 40 €, une indemnisation complémentaire peut être demandée, mais elle doit être justifiée.
Les pénalités et l’indemnité ne sont pas soumises à la TVA, selon la même fiche officielle. Leur comptabilisation et leur mode de facturation doivent néanmoins être cadrés avec l’expert-comptable, surtout lorsque le principal a déjà été encaissé ou qu’un litige existe.
Le bon réflexe pour une TPE ou une PME
Ne découvrez pas le sujet au premier gros impayé. Paramétrez le taux et la mention des 40 € dans le logiciel de facturation, contrôlez les échéances chaque semaine et préparez un modèle de décompte. Vous pourrez alors décider commercialement d’appliquer ou non les sommes, sans improviser le calcul.
Pour un retard récurrent, une créance contestée ou un client en difficulté, faites valider la suite par votre expert-comptable ou un avocat. Le cadre légal donne un levier de recouvrement ; il ne remplace pas l’analyse du contrat, des preuves disponibles et du risque de non-paiement.