Des CGV protectrices ne se contentent pas d’annoncer un délai et des pénalités. Elles précisent quand la facture part, ce qui déclenche son paiement, la part encaissée avant de travailler et la réaction prévue en cas d’impayé. Pour une TPE ou une PME en B2B, six clauses bien articulées réduisent les zones grises qui retardent l’encaissement.
A retenir
Fixez une échéance calculable et un point de départ incontestable. Demandez un acompte ou facturez par jalons lorsque vous engagez des coûts avant la livraison. Mentionnez les pénalités et l’indemnité de 40 € sur les CGV comme sur les factures. Faites accepter ces règles avant la commande et valider leur rédaction par un professionnel du droit.
1. Définir précisément ce qui déclenche la facturation
Le premier risque apparaît souvent avant l’échéance. Une prestation est terminée, mais le client estime que la recette, le procès-verbal ou le livrable final manque. La facture reste alors bloquée dans son circuit interne.
La clause doit relier la facturation à un événement vérifiable : livraison signée, remise d’un livrable nommé, fin d’une période mensuelle ou validation d’un jalon. Ajoutez le document attendu et le délai de retour du client, sans transformer son silence en acceptation automatique sans avis juridique.
Dans les devis et bons de commande, reprenez la même règle. Une CGV qui parle de « fin de mission » tandis que le devis prévoit une « validation définitive » crée une discussion au pire moment.
2. Encaisser un acompte et facturer par jalons
L’acompte finance le démarrage et limite l’exposition si le client rencontre un problème de trésorerie. Indiquez son pourcentage, sa date d’exigibilité, son mode de paiement et le fait que la commande ou le démarrage intervient après encaissement.
Exemple : sur une mission de 18 000 € HT, un acompte de 30 % représente 5 400 €. Le solde exposé tombe à 12 600 €. Pour un projet long, une répartition 40 % à la commande, 40 % à la livraison et 20 % après validation évite d’attendre la fin pour encaisser l’essentiel.
Précisez aussi le traitement d’une annulation, d’un report ou d’un périmètre modifié. Les mots « acompte », « avance » et « arrhes » n’ont pas les mêmes effets selon le contrat et la qualité du client. Faites contrôler ce passage par un avocat, surtout si vous vendez également à des particuliers.
3. Écrire une échéance que personne ne peut interpréter
En B2B, le Code de commerce, article L. 441-10, prévoit 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation en l’absence de disposition contraire. Un délai convenu peut aller jusqu’à 60 jours après émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cette formule est expressément stipulée et non abusive. Des régimes particuliers existent selon les secteurs.
Votre clause doit donc donner le délai, son point de départ, la méthode de calcul et le moyen de paiement. Sur la facture, affichez une date d’échéance complète. « Paiement à 30 jours » est moins utile que « échéance au 15 octobre 2026 ».
| Point à verrouiller | Formulation opérationnelle à adapter | Risque évité |
|---|---|---|
| Déclencheur | Facturation à la livraison du livrable nommé | Débat sur la fin de prestation |
| Acompte | 30 % exigible avant démarrage | Financement intégral par le fournisseur |
| Échéance | 30 jours date de facture, date exacte affichée | Calcul différent chez le client |
| Retard | Taux, point de départ et indemnité précisés | Relance sans base chiffrable |
| Suspension | Procédure, notification et périmètre définis | Poursuite illimitée à crédit |
4. Prévoir les pénalités et les frais de recouvrement
Les conditions de règlement doivent préciser les conditions d’application et le taux des pénalités de retard. Le taux choisi ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal. À défaut de disposition contraire, l’article L. 441-10 retient le taux de refinancement le plus récent de la Banque centrale européenne majoré de 10 points.
Ajoutez l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, fixée par l’article D. 441-5 du Code de commerce. Elle est due par facture payée en retard dans les transactions concernées. Les pénalités courent dès le lendemain de l’échéance, sans rappel préalable.
Ne recopiez pas un taux trouvé dans un ancien modèle. Préférez une règle de calcul conforme et vérifiable, puis reprenez le taux et l’indemnité sur chaque facture. La fiche officielle de Service Public Entreprendre sur les délais de paiement permet de contrôler le régime et les éventuelles exceptions.
5. Encadrer la suspension en cas d’impayé
Continuer à livrer alors que deux factures sont échues transforme vite un retard en gros encours. Une clause de suspension peut préciser les prestations concernées, la notification à envoyer, le délai laissé au client et les conditions de reprise.
L’article 1219 du Code civil permet à une partie de refuser d’exécuter son obligation si l’autre n’exécute pas la sienne et si cette inexécution est suffisamment grave. Ce critère compte : une suspension brutale pour un faible écart contesté n’est pas une mécanique sans risque.
Pour un contrat récurrent, définissez qui peut décider, quels services peuvent être arrêtés et comment les données ou biens du client restent accessibles. Faites valider la clause avant de l’utiliser sur une relation sensible.
6. Ajouter une réserve de propriété pour les ventes de biens
Si vous vendez des marchandises, la réserve de propriété maintient la propriété du bien chez le vendeur jusqu’au paiement complet. Ce mécanisme est prévu par l’article 2367 du Code civil.
La clause doit correspondre à la réalité de vos flux : biens identifiables, conditions acceptées et documents commerciaux cohérents. Elle ne remplace ni le suivi des échéances ni les garanties adaptées, et elle ne protège pas une prestation intellectuelle comme un stock de marchandises.
Rendre les clauses opposables et utilisables par l’équipe
Le meilleur texte reste faible s’il dort sur une page que le client n’a jamais reçue. En B2B, les CGV doivent être communiquées à l’acheteur professionnel qui les demande. En pratique, joignez-les au devis ou rendez-les accessibles avant la commande, avec une acceptation traçable. Service Public Entreprendre rappelle que les règles diffèrent entre clients professionnels et particuliers.
- Utiliser les mêmes conditions sur le devis, la commande, les CGV et la facture.
- Conserver la version acceptée et sa date.
- Paramétrer l’échéance, l’acompte et les relances dans le logiciel de facturation.
- Contrôler chaque trimestre les factures échues et les dérogations accordées aux commerciaux.
- Faire relire les clauses après un changement d’activité, de clientèle ou de mode de facturation.
Le bon test tient en une question : face à une facture contestée, votre équipe peut-elle retrouver en cinq minutes le déclencheur, l’échéance, la preuve d’acceptation et la marche à suivre ? Si la réponse est non, simplifiez le texte et le processus. Pour toute décision engageante, notamment une suspension, une réserve de propriété ou une clause d’annulation, appuyez-vous sur votre expert-comptable et un avocat adapté à votre activité.